7 formas de sacarle todo el partido a OneDrive

Está de moda trabajar en la nube. DropboxDrive (de Google), MEGAOneDrive (de Microsoft) o iCloud son algunos de los ejemplos más conocidos, sobre todo porque la mayoría vienen integrados por defecto en los móviles Android, iPhone o Windows e incluso en nuestros ordenadores. nos ahorran espacio y nos permiten compartir archivos.

De todos ellos el que más me gusta es OneDrive que, además es gratis y se puede ampliar pagando. Aquí tenéis de la mano de Hipertextual 7 formas de sacarle todo el partido a OneDrive.

Si por algo han destacado siempre los terminales con servicios de Microsoft desde la época de Windows Mobile ha sido por la integración con Microsoft Office. Más tarde, esa tradición ha continuado, y pocas tareas cotidianas se hacen más cómodas que situando todos nuestros apuntes escolares u hojas de cálculo corporativa en la nube, para así posibilitar acceso a ellos desde prácticamente cualquier dispositivo del mercado, ya que tanto OneDrive como Office son multiplataforma y tienen un gran soporte web. Así, puedes comenzar tus documentos en la tablet, modificar algún punto en tu smartphone y permitir que algún compañero con acceso al documento lo finalice desde Office online. Transparente y eficaz.

Cuando hacemos muchas fotos y las subimos a alguna red social o servicio de fotos online, a menudo uno de los momentos más tediosos es el de etiquetar. OneDrive tiene un sistema de etiquetado temático que si bien no sustituye al de rostros, sí puede ayudarte a encontrar todas las fotos que durante años has hecho a animales o a comida mediante su organización por etiquetas.

Tanto en Windows 8.1 como en Windows 10, OneDrive permite elegir el directorio del PC donde queremos que se guarden nuestros archivos. Si elegimos situarlo en nuestra carpeta tradicional de documentos, todos esos archivos y carpetas se subirán a la nube, con lo que todo lo que trabajemos en local quedará sincronizado sin ninguna clase de esfuerzo, y siempre tendremos a mano no sólo los ficheros, sino también sus distintas modificaciones y versiones.

Un hecho muy común entre los que somos usuarios de redes sociales, que hoy en día somos un grandísimo porcentaje de la sociedad, es pensar que estas funcionan como servicios de backup, por lo que subimos las fotos y nos despreocupamos, sin pensar en que pueden cambiar las condiciones de uso y ser borradas, o sin pensar que podemos borrar nuestra cuenta y que el proceso de descargarlas será muy engorroso. Con IFTTT (necesitamos crear una cuenta) y OneDrive podemos automatizar la descarga a álbumes personalizados de todas las fotos que colguemos en Facebook o en Instagram.

OneDrive y Outlook utilizadas en conjunción son una potentísima herramienta de productividad, por lo que no debemos dejar pasar la oportunidad de adjuntar ficheros que tengamos en OneDrive en mails escritos con nuestra cuenta de Microsoft. Con ello conseguimos agilizar mucho el proceso, ya que por una parte no tenemos que subir los archivos en el momento, y por otra eliminamos el límite de tamaño permitido. El receptor del mail no tiene ninguna desventaja. También se puede dar el camino inverso, es decir, que nos llegue un mail con adjuntos y los descarguemos a una carpeta en OneDrive para acceder a ellos con más facilidad.

Desde hace poco tiempo, Microsoft permite que subamos nuestra colección de archivos de música (hasta 50.000 canciones) a la carpeta “Music” de OneDrive, y luego reproduzcamos desde nuestro Lumia con Windows Phone 8.1, o nuestro ordenador o tablet también con Windows 8.1. Por otra parte, y de manera obvia, por lo que indica el nombre del servicio, también podremos reproducir desde la Xbox 360 y la Xbox One. Desde todos los dispositivos, podremos, además, hacer descarga de canciones para reproducir offline, así como listas de reproducción.

OneDrive tiene integrado lo que conocemos como OCR, es decir, reconocimiento óptico de caracteres. Esto quiere decir que cualquier documento escaneado o fotografiado que subamos será procesado y su texto será indexado para poder ser encontrado en la búsqueda integrada. Pero no queda ahí, ya que OneDrive también permite copiar y pegar el texto reconocido a documentos de texto externos, igualando en funcionalidad a muchas aplicaciones de pago con un coste muy elevado. Si acostumbras a escanear muchos documentos y a hacer búsquedas en ellos a posteriori, sin duda este es el punto que más te convendrá.